レンタルオフィスが持つセキュリティの注意点 | 格安レンタルオフィスならショコラ

コスト削減とセキュリティのバランスを考えて決める

レンタルオフィスが持っているコスト削減能力はとても高いといえます。何らかの理由で、このコスト削減能力の為にレンタルオフィスを利用する人が増えてきているのも確かです。しかし、コスト削減の為に払う代償もそれなりにあります。その一つが、レンタルオフィスを利用する人達が共同で料金を払って空間を借りている為に、いつでも好きなときに共同スペースを使うことができるという訳ではない、ということです。ただ、これらの代償は利用者が納得している分にはなんら問題なく、権利の一つとして受け入れてもかまわない、ということも同時にあります。

しかし、同時にコストパフォーマンスから発生する問題点の中にも、受け入れてしまえばいいという問題もあります。それがセキュリティに関する点です。いうまでもなく、周囲にある設備やシステムのセキュリティだけを重視することで、自身のＰＣや個人情報のセキュリティが甘いことはあってはなりません。

レンタルオフィスのセキュリティには限界がある

セキュリティはあって当たり前、という感覚があるかもしれません。もちろん、レンタルオフィスには以下のセキュリティが存在しています。それは部外者からのセキュリティ、書類や重要な場所からの持ち出しを防ぐセキュリティ、何気なくゴミとして出されているプライバシー情報や機密事項の持ち出しから守るセキュリティの三つです。不審者や部外者の侵入を防ぐためには、ＩＣカードなどのロックシステムやカメラを設置していますし、持ち出しを防ぐためにもこの設備は有効です。ゴミの持ち出しも、設置されたシュレッダーを入念にかけることや、そのままゴミとして出してしまいがちな残りの書類や封筒にシュレッダーをかけるなど、多少の努力から解決できる問題点もあります。

信頼を得るためには

しかし、やはりレンタルオフィスの特徴でもある、人の出入りが激しい場所であることも確かなので、こちらの意識も重要となってきます。個別の鍵と個室で保管スペースをオプションとしてつけているレンタルオフィスもありますが、持ち出しに関するセキュリティだけを強化しても、他の意識が低いのでは意味がありません。元々セキュリティの設備投資でコストかけることは、顧客となる企業からの信頼を買うということでもあります。そのため、利用するレンタルオフィスのセキュリティがしっかりしているほど、きちんと設備投資をしているという証拠でもあるのです。設備投資をすることで、少しでも場所さえも作業スペースとして利用したいという企業主も数多くいますが、セキュリティに向けなければならないスペースも多く必要になります。

妥協点を見極める

事業主としてオフィスを持ち、ビジネスをする場合、顧客と自社が交わす契約事項の中には、必ず個人情報と、秘密保持契約などの取り決めが記載されています。そのため自身の事業だけではなく、相手の企業へのセキュリティも大いに考えなくてはなりません。そのためレンタルオフィスを出入りする規模や、自身の企業の職種等の持っている条件から考えて、妥協していい部分といけない部分を決める必要があるのです。

内覧だけでは確認できない点も

レンタルオフィスを決める前に、実際借りるであろう場所の内覧にいくことで多少問題点を改善できますが、内覧だけではわからない問題点はどうしてもでてきてしまいます。やはりセキュリティの安全性は限度は無く、注意点が数多く残ってきます。鍵を二重三重にかけられる構造など、一般的なオフィスや住宅では当たり前に採用されていますが、レンタルオフィスでは絶対にそうとは言い切れないのです。

個室でない以上、セキュリティには細心の注意を

レンタルオフィスを使用する際のセキュリティでの注意点は多く、デスクの上の書類やＰＣの画面もいつ誰がどのようにでも見えるような状況になっていることは、非常に頭の痛い問題でしょう。さらには企業としての信頼に関しては、仮に誰かが侵入したかもしれない、という程度の問題であっても一気に信頼を失ってしまう事態となります。

まとめ

やはりどのセキュリティがあり、無いセキュリティをカバーするための代案を常に用意する必要もあります。現段階ではパスワード管理や、パソコンの画面の管理など、個人でも導入できるセキュリティを積極的に心がけ、常に適切な状態を保っておく必要があるでしょう。